Excelデータ転記の自動化。例外は誰が直すか

システムとExcelの転記が残る理由

事務系会社員への調査で、二重入力が解消されない理由にいちばん多く挙がったのは、複数のシステムがあり連携されていないことです。転記の自動化を比べる解説記事は、一度の入力で済むようにシステムをつなぐことを解決の道筋としています。職場で二重入力が発生しているかを聞いた調査では、「頻繁にある」が13.6%、「たまにある」が43.0%と、56.6％の人があると答えています。

株式会社オロの調査。クラウドERPを提供する会社の調査で、対象は全国の事務系会社員433名。調査時期は2026年3月18日～3月25日。

残る理由には「複数のシステムがあり、連携されていない」23.7%、「部門ごとに管理方法が異なる」18.0%、「SaaSを導入しているがExcelも併用している」15.9%、「紙や手書き業務が残っている」15.5%が挙がっています。二重入力が発生している業務（複数回答）には、「経費精算」32.7%、「請求書・売上処理」28.2%、「予実管理・会議資料作成」26.1%、「購買・発注・在庫管理」12.2%などが挙がっています。

理由と業務の割合は二重入力が「ある」と答えた245名のうちの割合。

また、1社あたりのSaaSの利用数で「11個以上」が33.0%という調査もあります。

スマートキャンプ「SaaS利用に関する調査」2025年版。調査時期は2025年7月24日～7月29日、全国のビジネスパーソン（会社員・会社役員）8,349人のうち、SaaS・クラウドサービスを利用していると答えた1,500人、Webアンケート。

転記作業で最も時間がかかる工程

転記に課題を感じている人への調査で、最も時間がかかる作業として、入力の次に多く選ばれたのが、入力内容の確認・チェックです。最も時間がかかる作業は「PCやExcelに入力する作業」が31.5%、「入力内容を確認・チェックする作業」が24.1%、「手書き文字を読み取る作業」が22.2%です。また、転記作業の影響として「転記ミスが原因でやり直しや確認作業が発生している」を30.6%が挙げています。転記を自動にしても、この確認とやり直しを誰が持つかを決めないと、社内に残ります。

株式会社シムトップスの調査。現場帳票のアプリを提供する会社の調査で、対象は転記に課題を感じている製造業の現場担当者108名。事務の部門や業種全体の割合ではありません。調査時期は2026年3月24日〜同年3月25日。

転記の前後に発生する例外の具体例

どの方法で自動化しても、転記そのものより、転記の前後に発生する例外を誰が確かめて直すかで社内に残る作業が決まります。

• 取引先や品目のコードが、転記の元と先で違う（片方にしかないコード、新しい取引先）
• 社名や品名の表記ゆれ（「株式会社」と「（株）」、全角と半角など）
• 必要な項目の抜け、桁や単位の違い
• 件数や金額を突き合わせて、合わない行が出る
• 同じデータが二重に取り込まれる
• どちらのシステムの値が正しいのかを決めないと直せない

自動化の方法で変わる例外の持ち主

4つの方法で、転記するものと例外を持つ人、社内に残る作業を比べます。

ツールの機能は製品で違います。表は一般の傾向であり、個々のツールの評価ではありません。また、この表は出典のない弊社の整理です。

合わなかった1行を誰がどの根拠で直すか

どのシステムのデータを正とするかを項目ごとに決めて初めて、1行の直し方が決まります。決まりを持つ人と、決まりで決められない件を確かめる人がいないと、自動化しても止まった件が溜まります。

1. 合わなかった行を一覧に出す（どの項目が、どちらの値と違うか）
2. 項目ごとに「どちらのシステムの値を正とするか」の決まりに照らす（例: 取引先の名前や住所は取引先マスタを持つシステム、請求の金額は請求書の発行元のシステム、のように項目ごとに決める）
3. 決まりで決められないもの（どちらも違う、元の書類と食い違う）は、元の書類か取引先に確かめる
4. 直した内容と理由を残し、同じ例外が次に出たときの決まりに足す

自動化の手法を選ぶ前に社内で決めること

社内で方法を比べるために、今の業務の事実を書き出します。

• 転記の元と先のシステム・ファイル（kintone・Excel・会計ソフト・基幹システムなど）
• 月の件数と、転記する頻度・締めの日
• よく起きる例外と、そのとき誰が何を基準に直しているか
• 項目ごとに、どちらのシステムの値を正とするか
• 転記の後に誰が確かめているか

転記も例外の修正もまとめて預ける方法

例外が多く、確かめる人や直す人を社内に置けない場合、業務ごとお預かりする方法があります。完全自動化の詳細は AX BPOとは にまとめています。

弊社が引き受ける業務には、取引先マスタの名寄せ、在庫の突合、入金消込、請求書の読み取りと入力、受発注データの登録、商談データの更新などがあります。今お使いのExcel、kintone、freee、マネーフォワード、Salesforce、Google スプレッドシート、基幹システムのままで預けられます。今のシステムや書式は変えなくて構いません。

業務に合わせて、AIエージェント、RPA、iPaaS、GAS、VBA、Pythonを組み合わせて設計・構築します。マクロを作った人がいなくなったときの話は VBAの属人化でマクロが止まったら。退職後の初動と解消の手順 に、注文書の入力という1つの業務の話は 受発注の入力代行は例外処理を誰が持つか に書いています。

例外処理、目視確認、修正、マスタ更新まで引き受けます。基幹システムへの入力やExcelの管理表など、必要な形で返します。構築も運用保守も弊社が行うため、貴社の担当者にツールの操作・運用・保守は発生しません。

依頼から本番運用までは5つの段階で進みます。

1. ご相談（無料）: 業務の概要と困っている点を伺う。対象の業務が絞れていない段階でも構わない
2. ヒアリング（1回・60分）: 実務の担当者に、画面共有で今のやり方を見せていただく
3. お見積もり（翌営業日）: その業務に今かかっている工数と費用と、導入後の月額を並べてお出しする
4. テスト運用（2〜4週間）: 弊社が実際に処理し、貴社は結果に間違いがないかを確認する
5. 本番運用: 稼働を監視し、業務のやり方が変わったときは設計を更新する

貴社の作業は、今のやり方を画面共有で見せていただくことと、テスト運用の結果を確認いただくことの2つです。最短1ヶ月で本番運用を開始できます。見積もりと同時に品質の基準と責任の分け方を示します。弊社は遂行の正確性を持ち、貴社は情報の連携と最終可否の判断を持ちます。

業務のやり方が変わったときは変更を伺い、弊社が設計を更新します。月額の範囲で追随できる変更が大半で、工程が大きく変わる場合は改めて見積もります。経営判断そのものや、電話応対のように即時の応答が要る業務は引き受けません。