営業事務のアウトソーシング。委託先から戻る欠品や単価の確認

営業事務の作業を3つに分ける

厚生労働省の職業情報提供サイト（job tag）には、営業事務の仕事が「営業担当からの指示を受けて資料や見積書を作成したり、クライアント対応や管理業務を行うなど営業活動をサポートする。」と載っています。具体的な業務は、企業規模や業種、事業内容によって異なります。

job tagに載っている実施率は、「顧客の問い合わせに対応する。」が89.3%、「来客対応を行う。」が78.6%、「注文に対し在庫状況を確認、欠品については納期の調整を行う。」が75.0%です。

営業事務の作業は、外に出すときの扱いによって3つに分けられます。

上の表の3つの分け方は弊社の整理であり、job tagの分類ではありません。job tagからの引用は表記のまま記載しています。

外に委託しやすい書類とデータ

営業事務を外に委託することを解説する記事を読むと、依頼できる業務を電話やメールの応対、来客の応対、クレームの応対、納品の確認といった社外向けと、見積書や請求書の作成、受発注管理、契約書管理、スケジュール管理、リスト作成のような社内向けに分けて並べるものが多く見られます。

注意点として挙がるのは、情報漏洩のおそれ、業務がブラックボックスになること、社内にノウハウが残りにくいことです。派遣との違いは、労働力の確保か業務の遂行と納品か、自社と受託会社のどちらが業務の指示を出すかで整理されています。料金の形態と金額を載せる記事もありますが、出典の示されていない金額が多い状態です。

外に出しやすいのは、書類とデータの作業です。job tagに載っている書類とデータのタスクでは、出荷の手配の実施率がもっとも高く78.6%です。

• 「販売先に見積書を作成し担当営業に提出する。」 58.9%
• 「仕入先に発注書を作成し連絡する。」 71.4%
• 「請求書を発行する。」 71.4%
• 「営業担当の要請を受け出荷の手配を行う。」 78.6%
• 「日報を作成する。」 51.8%

よく使う道具は、電話、メール、業務システム、インターネット、文書作成ソフト、表計算ソフト（Excel、Googleスプレッドシート等）、パソコンです。

基準がないと社内に戻る確認作業

弊社が読んだ範囲では、欠品や単価の違いのような例外が出たときに誰が判断するかを書いた解説記事は見当たりませんでした。

業務を外に出しても、どう処理するかの基準を委託先に渡していなければ、委託先から社内か営業担当に確認が戻ります。単価や品番の違いのような例外が出たときに、社内に確認が戻ります。

• 注文の品が欠品していて、納期を顧客と決め直す必要がある
• 注文の単価や品番が、見積書や取引先マスタと合わない
• 取引先の注文書や依頼の書式が、いつもと違う
• 締めの後に、訂正や追加の依頼が来る
• 値引きや特別な条件のように、営業担当が顧客と決めた内容が書類に無い

受注の入力に絞って例外の処理を誰が持つかは、受発注の入力代行は例外処理を誰が持つか に書いています。

営業事務を派遣で補う場合の費用

営業事務を派遣で補う場合の費用は、厚生労働省の資料に値があります。令和6年度の派遣料金は、営業・販売事務従事者が19,274円、一般事務従事者が18,112円です。全業務平均は26,257円です。

厚生労働省が令和8年3月31日に発表した速報値です。8時間換算で、労働者派遣の対価として派遣先から派遣元事業主に支払われる消費税を含む額です。事業所ごとの派遣料金を単純平均した値です。

派遣と請負では、指揮命令の扱いが異なります。派遣では、雇用主は派遣元で、派遣先が派遣労働者に指揮命令します。請負では、発注者は請負労働者に指揮命令しません。

営業事務に限らない事務を派遣以外で進める方法は、事務の派遣以外を選ぶ。委託や自動化で社内に残る作業 にまとめています。

業務の指示を誰が出すかで比べる

社内で方式を比べる前に、営業事務の作業を1つずつ書き出します。

• 営業事務の作業を1つずつ書き出し、その場で人が応じる作業、書類とデータの作業、判断が要る作業のどれに当たるかを付ける
• 書類とデータの作業ごとの、毎月の件数と締めの日
• 欠品や書式の違いのような件が月に何件あり、今は誰が何を基準に決めているか
• 営業担当が自分で見積書や受注の入力をしている作業があるか
• 最後に誰が結果を確かめるか

社内で担当者を置く方法、派遣、営業事務を人に委託する方法、書類とデータの作業を業務ごと預ける自動化を比べます。

この表は出典のない弊社の整理です。一般の傾向であり、個々の会社やサービスの評価ではありません。委託の範囲や手順の取り決め方は委託先によって異なります。

書類とデータの作業を自動化して預ける方法

弊社は、営業事務のうち書類とデータの作業を完全自動化してお預かりします。見積書の作成、受発注データの登録、在庫の突合、出荷指示の作成、納品書の発行、商談データの更新、名刺データの登録、営業リストの作成、メールの仕分けと転送、問い合わせの一次回答文案をお引き受けします。

電話応対のように即時の応答が必須の業務や、貴社の経営判断そのものはお引き受けしません。書類とデータの作業をお預かりし、例外処理、目視確認、修正、マスタ更新まで引き受けます。サービスがどのようなものかは、AX BPOとは にまとめています。

見積もりと同時に品質の基準と責任の分け方を示します。弊社は遂行の正確性を持ち、貴社は情報の連携と最終可否の判断を持ちます。依頼いただいてから動き出すまでは、次の5段階です。

1. ご相談（無料）: 業務の概要と困っている点を伺う。対象の業務が絞れていない段階でも構わない
2. ヒアリング（1回・60分）: 実務の担当者に、画面共有で今のやり方を見せていただく
3. お見積もり（翌営業日）: その業務に今かかっている工数と費用と、導入後の月額を並べてお出しする
4. テスト運用（2〜4週間）: 弊社が実際に処理し、貴社は結果に間違いがないかを確認する
5. 本番運用: 稼働を監視し、業務のやり方が変わったときは設計を更新する

最短1ヶ月で本番運用を開始できます。貴社の作業は、今のやり方を画面共有で見せていただくことと、テスト運用の結果を確認いただくことの2つです。マニュアルや仕様書の作成はお願いしていません。

今のツールや書式のまま依頼できるか

今お使いのツールのままお預かりします。Excel、kintone、Salesforce、HubSpot、Google スプレッドシート、Gmail、Outlook、紙、FAX、基幹システムをそのまま使います。今のシステムや書式を変える必要はありません。

業務に合わせて、AIエージェント、RPA、iPaaS、GAS、VBA、Pythonを組み合わせて設計、構築します。処理した結果は、Excelや基幹システムへの入力など、必要な形で返します。

ツールの操作や運用、保守は弊社が行うため、貴社の担当者にツールの操作や運用、保守は発生しません。業務のやり方が変わったときは変更を伺い、弊社が設計を更新します。月額の範囲で追随できる変更が大半で、工程が大きく変わる場合は改めて見積もります。

契約を終えるときは、運用中に整理した工程や判断基準、例外の処理ルールをお渡しできます。